TM Software

Projects2Share

Yfirlit yfir verkefni


Yfirlit yfir verkefni sem eru í gangi hverju sinni innan fyrirtækja er afar nauðsynlegt bæði fyrir stjórnendur sem vilja heildaryfirsýn sem og almenna starfsmenn og þátttakendur í verkefnum sem vilja komast fljótt og örugglega í verkefnin sín. Projects2Share heldur skrá yfir öll verkefni þar sem fram koma ýmsar upplýsingar um þau ásamt því að veita starfsmönnum beinan aðgang að vinnusvæði hvers verkefnis.
Dæmi um upplýsingar sem skrá má fyrir hvert verkefni eru:
• Nafn verkefnis og stutt lýsing
• Verkefnisstjóri og þátttakendur í verkefnum
• Upphafs- og endadagsetningar ásamt stöðu

 

Verkefnavefur - allt á einum stað

Hvert verkefni hefur sitt eigið vinnusvæði þar sem skjöl verkefnisins eru vistuð, tengiliðir eru skráðir, vörður settar og verkefnafréttir skrifaðar. Vinnusvæðin eru byggð á sniðmátum sem má aðlaga að þörfum verkefna og jafnvel hafa fleiri en eina tegund í notkun samtímis. Með þessu móti næst fram mikill tímasparnaður í uppsetningu nýrra verkefna sem og aukið samræmi í vinnubrögðum. Þar sem um verkefnasniðmát er að ræða er auðvelt, fyrir starfsmenn með nægar aðgangsheimildir, að aðlaga vefinn að þörfum hvers verkefnis, bæði efnis- og útlitslega.

Aðgangi er stýrt með aðgangshópum inn á hvern verkefnavef fyrir sig. Einnig er hægt að þrengja aðgang að ákveðnu efni innan verkefnisins.

 

Ferlar og stjórnun efnis

Stór hluti af stjórnun verkefnis er stjórnun efnis þess, þ.e. skjala og annarra upplýsinga sem til falla á tíma verkefnisins. Með Projects2Share verkefnagáttinni má setja upp útgáfustýringar á efni sem og rafræna ferla fyrir t.d. rýni og samþykktir.

 

Mælikvarðar og heilsa verkefna

Ef Projects2Sharet er útfærð í Microsoft Office SharePoint Server, MOSS, má fylgjast með „heilsu" verkefnasafnsins með mælikvörðum (KPI‘s) sem til dæmis sýna hlutfall verkefna innan tímaáætlunar. Hægt er að skilgreina ýmsa mælikvarða og eru þeir oft notaðir til þess að meta hversu vel ferlum verkefnastjórnunar er fylgt.

Mælikvarða má setja upp fyrir allt verkefnasafnið en einnig má tengja þá við „Mín verkefni" sýnina þannig að einstakir starfsmenn sjái sömu mælingar en þá eingöngu fyrir verkefni sem þeir eru þátttakendur í.

 

Mismunandi útgáfur

Grunnuppsetning Projects2Share er byggð á Windows SharePoint Services, þ.e. þjónustu sem fylgir Windows Server 2003 og 2008. Þetta þýðir að þeir sem eru þegar með þessa miðlara þurfa ekki að fara í aukakostnað til þess að setja upp SharePoint hjá sér.
Preojcts2Sharet er einnig hægt að byggja ofan á Microsoft Office SharePoint Server, MOSS, og bætast þá við ýmsir möguleikar varðandi verkferli, aðgang að efni og vefpörtum, leit og fleira.

 

 

Tengdar vörur